Instruktor – wolontariusz – Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej

książkę pracy gromady/drużyny, która zawiera rozkazy drużynowego (wzór rozkazu),
zatwierdzony plan pracy gromady/drużyny,
zgody rodziców na przynależność do gromady/drużyny osób, które nie ukończyły 16 roku życia,
deklaracje członkowskie na przynależność do gromady/drużyny osób, które ukończyły 16 rok życia,
w przypadku drużyny wędrowniczej: konstytucję drużyny.

Częścią dokumentacji gromady/drużyny są także wpisy dotyczące jej członków w systemie Ewidencja ZHP.

Plan pracy musi zawierać:

obszar działania jednostki (numer i adres szkoły), dzień i godzina zbiórek, charakterystyka drużyny (metodyka, jak długo działa, żeńska/męska)
charakterystyka kadry (m. in. imiona, nazwiska, adresy, numery telefonów oraz adresy mailowe kadry drużyny, uprawienia, doświadczenie),
rozwój kadry – kursy warsztaty, stopnie, próby, które kadra zamierza odbyć w nadchodzącym roku harcerskim, kiedy chce otwierać pwd, w jakiej metodyce chce się kształcić itp.)
charakterystyka członków jednostki – zestawienie (wiek, stopnie, sprawności, projekty HS, znaki służb)
obrzędowość drużyny,
co drużyna osiągnęła w ostatnim roku, czy zostały zrealizowane cele z poprzedniego roku? co nie zostało zrealizowane, dlaczego?
analiza sytuacji (np. SWOT, może być inna technika)
cele i zamierzenia (SMART)
harmonogram (z uwzględnieniem pracy jednostki z Prawem i Przyrzeczeniem)